Einrichten des Kanban Boards

In diesem Video erfahren Sie wie Sie Ihr Personal Kanban Board in cokanto einrichten.

Dieses Video ist Teil einer Einführungsserie. Alle Videos dazu finden Sie hier

Video Transkription

In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie ihr persönliches cokanto Kanban Board einrichten. Cokanto wird mit einem vorinstalliertem Kanban Board ausgeliefert, das Sie aber nach Ihren Wünschen neu definieren oder abändern können. Ein Hinweis gleich am Anfang, denken Sie einfach, machen Sie es sich einfach. In der Regel kommt man mit 3 bis max. 5 Stationen in allen Unternehmen aus, um den Arbeitsablauf darzustellen. Deshalb hier noch mal der Appell am Anfang: denken Sie einfach, machen Sie es einfach, auch beim einrichten des Kanban Boards.

Über Administration | Status | Anzeigen gelangen Sie zur Verwaltungsoberfläche des Kanban Boards. Es öffnet sich eine Tabellenansicht und wie in allen Tabellenansichten von cokanto können Sie hier die Tabellenansicht sortieren, d.h. wenn Sie z.B. hier auf REIHENFOLGE klicken, werden die einzelnen Status der Reihenfolge nach sortiert, d.h. wir haben jetzt den Status der auch auf dem Kanban Board links als erster angezeigt wird, den sehen wir hier auch als Erstes.

Welche Möglichkeiten gibt es? Sie haben einmal den Bearbeiten-Knopf, das ist der Button mit dem gelben Stift, dann können Sie sich noch die Details anzeigen lassen, das ist der Button mit dem grünen Pfeil und man kann einen Status löschen. Aber hier Vorsicht, wenn für einen Status bereits Aufgaben erfasst wurden, kann man diese nicht mehr löschen, dann gibt es die Möglichkeit den Status zu deaktivieren.
Das sind also die einzelnen Stationen die mitgeliefert werden, Offen | In Arbeit |Fertig |Rechnung geschrieben | Beendet. Wir schauen einmal in die Detailansicht eines solchen Status hinein. Bitte bedenken Sie gerade bei diesem Video, das einrichten des Kanban Boards ist etwas, was man einmal am Start mit dem System macht und dann wird es normalerweise wenig Veränderungen geben. Wir haben also die Bezeichnung, das ist der Status OFFEN. Die Definition die Sie hier sehen ist immer die Definition dafür wann eine Aufgabe die Spalte verlässt, nämlich sobald Zeit erfasst worden ist, denn dann ist die Aufgabe ja nicht mehr offen, oder der Status manuell geändert wurde. Dann gibt es die Reihenfolge, die Reihenfolge 1 zeigt an, dass dies der 1. Status auf dem Board ganz links ist. Wenn Sie zusätzliche Status einfügen, dann müssen Sie immer auf die Reihenfolge achten und ggfs. andere Status um nummerieren wenn Sie jetzt irgendwo dazwischen Status einfügen müssen. Dann gibt es noch AKTIV Ja und Nein, d.h. soll der Status auf dem Board angezeigt werden Ja oder Nein. Das ist ein Drop Down Feld, das Sie an dem Pfeil erkennen.

Dann ein Wichtiger Bereich: Benachrichtigungen werden per Email versendet, sobald ein Task diesen Status erreicht hat, das heißt Sie können hier definieren mit JA das Sie als Erfasser dieser Aufgabe die diesen Status erreicht hat informiert werden und/oder der Besitzer soll auch informiert werden. Jetzt gibt es einmal die Situation dass Sie Erfasser und Besitzer der Aufgabe sind, d.h. Sie haben die Aufgabe erfasst und Sie sind auch als Besitzer für das Erledigen verantwortlich. Oder es gibt natürlich die Konstellation, Sie haben eine Aufgabe erfasst aber nicht Sie erledigen es, sondern Sie haben es an einen anderen Besitzer delegiert. Das können Sie hier eben einstellen, ob zusätzlich zum anheften auf dem Kanban Board noch eine Email an den Erfasser und/oder Besitzer rausgeschickt werden soll. Es gibt auch die Möglichkeit eine Email an weitere Adressen zu verschicken, z.B. wenn eine Aufgabe den Status RECHNUNG SCHREIBEN erreicht hat, dann wäre es gut, wenn die Mitarbeiter von der Buchhaltung, die ja jetzt nicht mit dem erledigen der Aufgabe betraut waren, informiert werden. Dann geben Sie hier einfach die Adresse einer Person ein oder auch mehrere Personen.

Wie das funktioniert sehen Sie hier auch noch mal in dem Hinweis mit der Sprechblase, dort finden Sie immer sogenannte Tool Tip´s die Aufschluss darüber geben, was in diesem Feld zu tun ist, bzw. wie die Eingabe erfolgen soll.

Dann können Sie noch auswählen, wie soll die Information über Email aussehen, ist es eine Minimale Info dann ist einfach in der Email die Information "Eine Aufgabe mit dem Titel XYZ wurde erfasst". Bei dem Report ist es ausführlich, da sehen Sie alle Informationen zur Aufgabe, die dann mitgeliefert werden. Das sind also alles Informationen oder Funktionen die Sie zu einem einzelnen Status speichern können.
Grundsätzlich ist es mit den Fenstern so, wenn Sie jetzt nichts verändern wollen klicken Sie einfach auf das X, dann wird das Fenster ohne speichern geschlossen, klicken Sie auf SPEICHERN, werden Änderungen die Sie gemacht haben mitgespeichert.

Angenommen wir wollen an diesem Board etwas ändern, und zwar ist im Moment die Aufteilung Offen | In Arbeit |Fertig |Rechnung geschrieben | Beendet und Sie möchten das die Spalte FERTIG nicht mehr länger FERTIG heißt, sondern ABNAHME DURCH DEN KUNDEN, dann würden wir in diesem Fall auf BEARBEITEN gehen, gehen auf den Namen und sagen WARTET AUF ABNAHME und speichern das ganze ab. Dann ist das jetzt direkt schon geändert worden und wenn wir auf das gesamte Kanban Board am Anfang drüber schauen, immer auf ÜBERSICHT gelangen Sie wieder auf den Startbildschirm. Auf Ihrem Kanban Board sehen wir jetzt die Status Offen | In Arbeit |Wartet auf Abnahme | Rechnung geschrieben | Beendet.

Das war es auch schon zum Einrichten des Kanban Boards, wie immer gilt: Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen wünschen zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, wir sind gerne für Sie da.