Personal Kanban erklärt in 6:40 Minuten

In dieser Pecha Kucha Präsentation erfahren Sie von Pia Tischer wie einfach Personal Kanban funktioniert und wie ihr Unternehmen damit erfolgreich wurde. 

 

 

Video Transkription

In den nächsten 6:40 Min erzähle ich Ihnen eine persönliche Geschichte. Die Geschichte von der Rush Hour in meinem Kopf.

Mein Name ist Pia Tischer, mein Unternehmen ist arsmedia. Wir entwickeln und verkaufen Softwarelösungen für Unternehmen.

Kennen Sie das?
Sie haben es eilig, aber Sie kommen nicht voran. Ständig schieben sich dringende Dinge vor wichtige Aufgaben. Sie fühlen sich fremdbestimmt und dieses Gefühl frisst Ihre Energie und den Spaß an der Arbeit.
Sie kennen das? Na dann, herzlich Willkommen im Stau!

Wie entsteht ein Stau?
Die häufigste Ursache ist nicht etwa ein Unfall, sondern: Zu hohes Verkehrsaufkommen.  Auf einer Strecke sind zu viele Autos gleichzeitig. Es wird gedrängelt und links und rechts überholt. Mit dem Ergebnis, dass irgendwann gar nichts mehr geht. Die Ursachen für einen Stau im Kopf sind die gleichen.

Nicht ein einzelnes spektakuläres Ereignis verursacht die Rush Hour im Kopf sondern der tägliche Wahnsinn.  Denn auch hier: Viel zu hohes Verkehrsaufkommen. Es hupt und blinkt, die Birne glüht. Zu viele Aufgaben in unserem Kopf verstopfen das Gehirn. Ich kenne das aus eigener schmerzhafter Erfahrung.

Denn in meinem Unternehmen herrschte vor einigen Jahren eine Rush Hour, die einen Eintrag in das Guinness Buch verdient hätte. Trotz guter Auftragslage hatten wir echte Probleme. Arme und Beine bildeten eine rotierende Scheibe, aber wir kamen nicht voran.

Informationen zu laufenden Projekten und Aufgaben waren wild im Unternehmen zerstreut. In E-Mails, in Ordnern, auf Todolisten, auf Haftnotizen und natürlich in unseren Köpfen.  Uns fehlte der Überblick. Nachts lag ich wach und ständig fielen mir Dinge ein, die ich vergessen hatte.

So wollte und konnte ich nicht mehr weitermachen. Also begab ich mich auf die Suche nach dem heiligen Gral und wollte mein Heil finden in Zeitmanagement und Organisationsseminaren. Schön und gut und teuer. Geholfen hat es mir nicht und heute weiß ich wieso.

Diese Methoden haben ausgedient. Sie funktionierten noch als Aufgaben mit hoher Dynamik und hoher Komplexität getrennt waren. Zum Beispiel das Briefe schreiben: Der Chef diktiert, die Sekretärin schreibt, die Poststelle verschickt. Das erledigt heute eine Person in wenigen Minuten mit einer E-Mail.

Unsere Arbeit hat sich in den letzten Jahren radikal verändert. Hohe Dynamik UND hohe Komplexität bestimmen unseren Alltag. Arbeitspsychologe Prof. Dr. Kastner nennt diesen Zustand Dynaxität. Er macht nicht bewältigte Dynaxität für psychische Belastungen wie Burn Out verantwortlich.

Die „alten“ Lösungen erzeugen nur noch mehr Verkehrsaufkommen. Sie sind verwaltungsintensiv und träge. Ich wollte aber eine einfache und klare Lösung und machte eine Entdeckung: Personal Kanban. Ein Aufgaben Navigationssystem mit japanischen Wurzeln.

Toyota wurde mit diesem System Weltmarktführer. Der Erfinder Taichi Ohno nahm sich das Supermarktprinzip zum Vorbild: Eine sichtbare Lücke wird zeitnah aufgefüllt. Wichtig dabei war ihm, dass das System ohne zusätzlichen Personal und Zeitaufwand funktioniert.

Und tatsächlich. Unsere Aufgaben haben jetzt freie Fahrt. Mit dem Einsatz von Personal Kanban verbrauchen wir unsere Energie nicht mehr fürs Merken, Managen, Abstimmen und Delegieren von Aufgaben, sondern wir verwenden unsere Energie für das Erledigen der Aufgaben.

Wie funktioniert Personal Kanban?
Zentrales Instrument ist das Kanban Board. Auf ihm werden die Arbeitsschritte abgebildet. Die einfachste Einteilung eines Boards sehen Sie hier: ToDo, Arbeit und Fertig. Das Board befreit den Kopf und leitet die Aufgaben stau frei durch das Unternehmen.

Für jede Aufgabe erstellen wir eine Signalkarte, eine Kanban Karte. Dort sind alle Informationen die zum Erledigen der Aufgabe benötigt werden gespeichert. Keine Zettelwirtschaft mehr und vor allem keine E-Mails mit zig Personen in Kopie. Einfach nur eine Karte.

Jeder Mitarbeiter kann so seine eigenen Aufgaben sehen und auch ablesen woran der Kollege gerade arbeitet. Kein wollte hätte könnte, das Board zeigt alle Fakten und die rote Karte, wenn etwas aus dem Ruder läuft.

Mit der integrierten Zeiterfassung ist unsere Arbeit messbar geworden. Wir erkennen jetzt sofort wenn ein Zeitbudget aus dem Ruder läuft oder ein Liefertermin in Gefahr ist. Wir haben viele Zeitfresser und Engpässe identifiziert und eliminiert.

Anfangs war ich sehr skeptisch, die Lösung schien mir einfach zu einfach. Heute weiß ich, Personal Kanban funktioniert nicht nur, Personal Kanban verbessert ein Unternehmen. In den Bereichen Ablauforganisation, Produktivität und Liquidität.

Unsere Kunden merkten auch, dass es bei uns besser lief. Sie waren es die uns ermutigt haben als erstes deutsches Unternehmen eine Personal Kanban Softwarelösung auf den Markt zu bringen. Mit Erfolg: cokanto wurde 2010 und 2011 auf der Cebit als besonders mittelstandsfreundlich ausgezeichnet.

Wir haben es mit Personal Kanban geschafft die Aufgaben einfach und klar zu managen und zu erledigen. Jetzt ist jeder im Team ohne Mehraufwand immer aktuell informiert. Raus aus dem Kopf, rauf auf´s Kanban Board. Wir sind besser geworden und viel entspannter.

Das können Sie auch: Personal Kanban. Das Mittel gegen Rush Hour im Kopf ist käuflich. Cokanto funktioniert für alle Branchen, für Einzelkämpfer und Teams. Ich wünsche Ihnen staufreies Arbeiten und damit das gelingt, bestellen Sie Ihre Testversion unter www.cokanto.de

Kategorie: News